メール処理はInbox Zeroをモットーにする

メールの仕分けは、しないのが得策 : ライフハッカー［日本版］, 仕事も生活も上手くこなすライフハック情報満載のブログ・メディア

仕事の生産性についての執筆が多いマーリン・マンさんは、メールボックスのメールの量をゼロにしよう！　というInbox Zeroを提唱し、グーグルの社員研修でも講演したりしているのですが、最近のコラムでも、メール術を語っています。

それは「メールの仕分けは、しないように！」というもの。なぜかというと、メールを見て、区分を決めて、整理するのは非生産的な作業だから。

僕も「メールの仕分けは、しないように！」という提案には大賛成です。また、Inbox Zeroについても以前（といってもかなり前ですが）YouTubeで動画も見て、多いに納得しました。

Inbox Zeroの説明：
Email: Merlin Mann presents "Inbox Zero"

ただ、この記事を見て、以前同じような事が書いた記憶があるなあと思い出し、自分のブログを検索してみたところこのような投稿を発見。

DD:Doing Different: メールの処理方法で仕事のやり方が分かる

■メール処理ルール
　1.受信トレイを会社を帰る時には空にする
　2.読んだメールや返信済みのメールは一つのフォルダに全て保存
　3.すぐに返信できないメールや返信待ちのメールは”チョイ待ち”というフォルダで管理

この管理をするようになってから、メールの処理が格段に早くなったと感じています。

当時は”保存”と”チョイ待ち”という2つのフォルダ管理でしたが、今はちょっと増えて”保存”と”要返信”と”返信待ち”の3つで管理しています。

”保存”はInboxに入ったメールで処理済みのメールをどんどん入れていきます。過去のメールを探したい時はMicrosoftの検索ツールで検索してます。（Google Desktopでもいいのですが、Outlookとの親和性を考えると僕はMicrosoftをお薦めします。）

”要返信”はすぐには返信できないけれど1日から2日以内に返信しないといけないメールを入れておきます。（メール数としては1日数件程度です。）

”返信待ち”は自分から相手にメールした際に相手の同意が必要なメール、例えば訪問日程の連絡待ちのようなメール、を入れておきます。（これは相手にメールを送信する際に自分のアドレスをCCに入れておき、そのCCメールをこのフォルダに入れておきます。）
相手から返信が届いたら、このフォルダに入っているメール（自分をCCに入れたメール）を削除します。

今はこの運用が自分には”しっくり”きている感じです。

Outlookのようなメールソフトについては日々接する時間が多いのですが、意外と効率が悪い運用をしている方も多いと思います。
メール処理のような日々発生する作業をいかに効率よくこなせるか、あるいはその処理をいかに効率よくしようと努力するか、が生産性を高める第一歩になると思います。

メール処理で”もっとこうしたら効率的！”というものがあったら教えてください！！

■今日の出来事
今日は昨日までの暑さがウソのような気温でしたね。久しぶりにクーラーを使わない日となりました。

GTD創設者デビッド・アレンさん来日記念イベントに行きたいが・・・

GTD創設者デビッド・アレンさん来日記念イベントを行います | IDEA*IDEA

さてちょっとしたお知らせ。GTDの創設者、デビッド・アレンさんが来週あたりに来日します。あわせて6月13日（金）、19:30～から赤坂付近にてイベントを行う予定です。

このイベント、かなり行きたい。。。

GTDについては僕自身も実践しているし、関連している本には結構目を通している方だと思ってますが、やはり作った本人から直接話が聞けるのは本を読むのとは全く違う経験ができますからね。

来週は火曜日からロス→サンフランシスコの3泊5日という少し強硬な海外出張のためちょうど金曜日は日本にいないんですよ。。。

どなたか参加される方がいたら、詳細を教えていただけると助かります。

■今日の出来事
出生届も無事に提出。泰麒は僕たち二人の家族になりました。

iPod touchにW-SIMを接続ですと！！！

novi's Blog iPod touch に W-SIM を接続してみた

Going My WayのKengoさんのTwitterで知った記事なんですが、この方すごいですね。

iPod touch のシリアルポートが簡単に使えることが分かったので今度はW-SIMを接続してみました。
iPhoneが待てない人はやってみるといいかもしれませんw

って、”簡単に使える”のが何故分かったのか分かりません！！！

iPod touchってSDKが6日（あっ、今日か。。。）に出たら、ますますこの手のハックが出てくるのでしょうかね。6日のAppleの発表が楽しみになってきました。

■今日の出来事
今日は朝早くから仕事をしたけど、思ったよりも終わらなかったなあ。。。明日は今日以上にてきぱきと仕事をせねば。。。

いつでもネットとつながる生活からの脱却

■いつでもネットとつながる生活からの脱却

Life is beautiful: 「便利になるとストレスが上昇する」という不思議なジレンマ

Blackberryを持つと会社のメールに２４時間いつでもどこでもアクセスできるようになる。その意味では「とても便利なデバイス」なのだが、まさに ここに書いてあるような副作用がある。パソコンからメールにアクセスしている限り、１時間に１回ぐらいチェック出来れば十分なのだが、常時接続状態の Blackberryを持つと、それが２４時間いつでもどこでもメールが入って来た瞬間に『ブルブル』と知らせてくれるようになる。そうなると、食事中だ ろうと、ミーティングの最中だろうと、車の運転中だろうと、Blackberryが「ブルブル」とメールの受信を知らせると、どうしてもすぐチェックした くなるのが人間の心情だ。

外出中の時は会社に届くメールを携帯へ転送しているのですが、常にメールに追われている感じがありますね。じゃあ、やめればいいじゃない？とも思うのですが、一度転送を行うとそれが習慣になってしまいなかなか止める事ができませんでした。
しかし、やっぱりよく考えると転送は便利ですが、そこまでしてメールを確認する必要はないな、と思い始めました。以前は夜中でも枕元にある携帯がなり、それで目を覚ましてしまう事もありましたから。

ということで、会社のメールを携帯へ転送するのは明日で止めようと思います。（今日できないのは会社にPCがあるからです。。。）

Push型が便利な時もありますが、やはりメールはPull型にすることにより自分のペースで仕事ができると思います。

■今日の出来事

ドコモもauもいいかげんにメールアドレス設定の仕様を直せ。
という記事が気になりました。
まさか、DocomoとAUのメールアドレスがRFCに準拠していないとは。。。Softbankは大丈夫なようですね。

ケータイハックス-いつでもどこでも仕事術

■ケータイハックス-いつでもどこでも仕事術

30分くらいで読めてしまった本。うーん、立ち読みでよかったかも。

内容は携帯を使ってメモを取る方法、そのメモをGmail等と連携させる方法、携帯のボイスレコーダー活用方法等が紹介されているのですが、意外と知っている方法ばかりだったので目新しいものはなかった感じ。まあ、色々なHack本を読んでいるからかなあ、と思ったり。

ちなみに携帯でスケジュール管理は僕的にはちょっと抵抗がありますね。来年からは「超」整理手帳というアナログツールでスケジュールは管理しようと思ってます。なかなか全てをデジタル管理できないですね。

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■今日の出来事

明日からは池袋で開催のCRMデモ＆カンファレンスに参加します。多くの方が来場するんだろうなあ。

チームハックス - 仕事のパフォーマンスを3倍に上げる技術

週末に読もうと思っているのが、この「チームハックス」。

個人的には色々なHackにチャレンジしているつもりですが、それをチームでやろうとするとなかなかうまくいかないなあ、と感じていました。身近な課題だけに読むのが楽しみです。

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Lifehacker インターネット時代のワークスタイル改善術!

相変わらずLifehack系の本は好きなんだなあ、と感じる今日この頃。

英語版を購入しようと思っていたのが半年ほど前ですが、日本語版が出てくれてちょっと安心しました。（英語だと最後まで読めない可能性が高かった。。。）

メールのリマインダー機能を利用する等の自分でも実際に活用している例が紹介されていると、やはりこの手段は役に立っているんだと実感します。

この手の本は始めからきちんと読むというより、パラパラと読みながら自分が使えそうなHackを実際に使ってみるといった方法がよいかと思っています。

自分が活用しているLifehackをブログで紹介するのもよいかなと思ったんですが、それはまた今度ということで。

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Uniqueとは？

こういった広告は好きですね。

Just Because You Are Unique Does Not Mean You Are Usuful.

ユニークなのは周りに対して必ずしもよい影響を及ぼすわけではない、って感じでしょうか。（またまた得意の意訳ですね。）

この広告のように一本のフォークだけ面白い形をしてますが、例えばフォークセットという意味合いの中ではこの一本の「面白い形」のためにフォークセットそのものが売れないってことになってしまいます。

Uniqueであることは僕も重要だと思いますが、それが悪影響を与えてしまっては本末転倒です。
Uniqueを持ちつつ、調和をはかる。。。とても難しい事ですけどね。

学校では教えてくれない11個の事

Eleven Things You'll never learn in school

学校では教えてくれない事、正確には教え方が不十分な事って色々ありますよね。
このサイトでは、そんな事を11個にまとめてくれてます。

■ルール1
人生ってもんは公平じゃない。そんなの分かってるよね。

■ルール2
世界はあなたのうぬぼれになんか関心がないんだよ。あなたに期待してるのは何かをやりとげること、それも自分自身でよくやってると感じる前にね。

■ルール3
高校を出てすぐに年収4万ドル（520万くらいでしょうか）は稼げない。

■ルール4
If you think your teacher is tough, wait till you get a boss. He doesn't have tenure.
※訳がいまいち分からないので、英語のままです（笑）

■ルール5
Flipping Burgers（ハンバーガーをひっくり返す）ってのは品位に関わるってことじゃない。祖父母がその言葉（Flipping Burger）を使う時はチャンスがあるって時なんだ。
※これも分かりづらい。。。Flipping Burgersがそもそも分かっていないからなあ。

■ルール6
あなたが大失敗したとしても、それは両親の失敗じゃない。ミスしたことを嘆くんじゃなくて、そのミスから学ぶ姿勢が必要だ。

■ルール7
あなたが生まれる前、両親は今ほど退屈してるわけじゃなかった。両親はあなたに対して色々とやることがあったからね。ここであなたが覚えておかなくてならないのは、そんな親たちがやってきたことに色々意見する前に、自分の周りで起こっていることに対処していかなきゃいけないってことだ。

■ルール8
あなたの学校は勝者と敗者という区分けはなくしているかもしれないが、人生はそうじゃない。いくつかの学校では落第を廃止し、正しい答えを得られるまで何回もチャンスを与えてくれるかもしれない。しかし、それは現実の世界においてはありえないことだ。

■ルール9
人生は学校の学期のようにきれいに分割されてるもんじゃない。自分で時間を見つけて自分自身を発見する機会を作らないといけないよ。

■ルール10
テレビは実際の生活を映し出してるわけじゃない。実際の生活では、人々はコーヒーショップを出て仕事に行かなくちゃいけないんだから。

■ルール11
ある特定の領域に詳しいことはいいことなんだよ。チャンスってのはひとつの事を最後までやり遂げる時に現れるんだから。

かなり意訳になってますので、正確に知りたい方はこちらをご確認ください。（多分大きな誤訳をしている可能性もありますので。。。）
Eleven Things You'll never learn in school

噛まれると痛いのは・・・

Most Painful Bites

「噛まれると痛い生物トップ10」という感じでしょうか。
意外というかやっぱりというかNo.1は「アリ」でした。といってもこの「アリ」はBullet Antと呼ばれるとても強いあごを持ったアリです。

2位以下の順位はこちらから。

ちなみに同じサイト内で「最も危険な生物トップ10」もあります。
こちらのNo.1は「蚊」でした。サソリや蛇、ワニ等を抑えて堂々の一位です。マラリア等の病原体を運ぶ機能が危険と判断されたようです。

小さいからといって「侮ってはいけない」ということですね。

何気ないことをまじめに考えてみる

Too Many Questions...

”なぜピザボックスは四角なのに、それに入っているピザは丸いのか？”

そんな何気ないことを質問してくれるのですが、うーん、どうもうまく答えられません。（頭が固いのか。。。）
日常生活であまり深く考えた事がないことをここまで質問されると、どうしてだろうと考え込んでしまいます。

次の質問はこんな感じ。

”冷蔵庫にはライトがあるのに、冷凍庫にはないのはなぜ？”

”吸血鬼はAIDSになるのか？”

”なぜボクシングのリングは四角なのか？”

”なぜ黒板は緑なのか？”

”バスや電車に乗るはget onを使うが、車に乗るのはget intoというのはなぜ？”

頭の体操と英語の勉強を兼ねて、皆さんも考えてみてはいかがでしょうか。

世界の危険地帯トップ10

The worlds 10 most dangerous holiday destinations of 2007

今年の休暇を次のような場所で過ごそうと考えているなら、もう一度考え直した方がいいですよ。

そんな文章で始まるこのサイトは世界の危険地帯トップ10を紹介しています。

そんなサイトの1位が「アフガニスタン」です。

Dangers

• Increasingly sophisticated terrorism targeting foreigners and Western interests
• British nationals under ongoing threat of kidnapping and assassination
• Widespread danger from mines and unexploded ordnance
• Violent protests and rioting targeting Western interests
• Criminal activities and violence stemming from drug trade

髑髏マークが危険という信号を発していますが、西洋系の方は注意が必要なようです。

また2位以下は以下の通りです。
2位　ソマリア
3位　イラク
4位　ジンバブエ
5位　コロンビア
6位　ハイチ
7位　コンゴ
8位　メキシコ
9位　パキスタン
10位　タイ

メキシコシティは毎年15,000件もの殺人が行っているようです。知らなかった。。。

日本の方が積極的に行く国はあまり多く含まれていないと思いますが、海外に行く前には必ず現地の状況を確認してから行く事をお勧めします。

MAC OS Xをスピードアップする52の方法

52 Ways to Speed Up OS X

昨年8月にMacBookを購入してから早10ヶ月が経ちました。（あれ、まだ1年経ってないんだ。）
何だかずっとMacを使っている気分なんですが、色々とソフトを導入したりもしたので、パフォーマンスが悪くなってないかなー、と思った際にこの記事に遭遇。

MAC OS Xをスピードアップする52の方法を紹介しています。しかし、最後の2つは「そりゃそうだ」という感じなんですけど（笑）

51. Add More RAM.
There is only so much you can do with software, the cheapest way to give you’re Mac a speed boost is to upgrade the memory.
52. Reboot your Mac.
After doing all this optimization it might be an idea to reboot your Mac. If your like me and use sleep mode for the majority of the time then a reboot once in a while often helps too!

仕事以外でWindowsを使うことがあまりにも少なくなったのですが、家にあるWindowsマシンもたまにはチューニングしますかね。

知らないよりは知っていたほうがいい（エクセルのショートカット）

ITmedia Biz.ID：入力の手間を省く、10のExcelショートカット

ちょっと古い記事ですが、自分の備忘録をかねて投稿。

エクセルは仕事上必須ツールとなっているので、それなりにショートカットも知っていると思ってましたが、まだまだ奥が深いツールですね。

この記事では10のショートカットを紹介してます。

僕が知らなかったショートカットは以下の７個。。。10個中7個も知らなかったなんて。。。

・日付と時刻
今日の日付は［Crtl］＋［；］、現在の時刻は［Crtl］＋［：］。

・上のセルの値をコピー
［Ctrl］＋［D］。これは使えるかも。

・左のセルの値をコピー
［Ctlr］＋［R］。これもGoodですね。

・コメントを入力
［Shift］＋［F2］。今までは右クリックで選択してましたからね。キーボードだけでできるのはやはりGoodです。

・セルを挿入
［Ctrl］＋［Shift］＋［；］で挿入。逆に削除は［Ctrl］＋［－］。　マウスがなくても色々な事、出来るんですね。

・書式を通貨に
［Ctrl］＋［Shift］＋［4］。　今まではメニューバーから変換してましたが、これで一発変換可能ですね。

・書式をパーセントに
［Ctrl］＋［Shift］＋［5］。　

何事もそうですが、やはり知らないよりは知っていた方が細かな時間かもしれませんが、節約できることを実感しました。

ブロガーが読むべき15のブログ

15 Must-read Blogs for Blog Writers

正確に訳すと”ブログライターが読むべき15のブログ”という感じでしょうか。（同じか。。。）

43 FoldersやLifehackerといった僕も購読しているブログもありますが、知らないブログもありますね。
その15のブログというのがこちら。

1. FreelanceSwitch
2. 43 Folders
3. Lifehacker
4. Lifehack
5. Web Worker Daily
6. The Simple Dollar
7. ProBlogger
8. Zen Habits
9. Get Rich Slowly
10. Wise Bread
11. dooce
12. Copyblogger
13. Engadget
14. A List Apart
15. Seth Godin

英語ブログですが、一つの投稿はそれほど長くないので自分が興味を持った記事だけ読んでいけばいいかな、と思ってます。

メモ帳にもこだわりたい

昨日新宿高島屋にてRHODIA用のメモ帳とそれに合ったボールペンを購入。

やはりRHODIAのメモ帳はいいですね。特にあのメモを切り取る時の感覚がいいです。

メモ帳は仕事では常に携帯しているのですが、週末も含めて今まで以上に使いそうな予感です。

まずは徹底的にアウトソーシングされる立場になる

仕事が増えるとどうしても他の人に仕事をアウトソーシングしたくなるのですが、そんな時に思い出すようにしているのが"まずは徹底的にアウトソーシングされる立場になる"ということ。

つまり、Give（アウトソーシングされる）がまずはあって、Take（アウトソーシングする）は後ということ。その逆はありえない。

当然アウトソーシングされると仕事量は増えるので、その増えた仕事をこなし、かつ自分の優先度が高い仕事まで対応するというのは始めは苦労するかもしれません。

ただ、そこで自分なりに（またはGTD等を取り入れて）仕事の仕方を改善していくことにより、意外と対応できることが自分で分かるようになると思います。
（もちろん限度を超えて仕事を受けてしまい納期が間に合わなくなるという事がないように、スケジュール管理はとても重要になりますが。）

また、アウトソーシングを受けることにより、自分がアウトソーシングした時にどのように依頼すればいいのかも分かってきます。

こういった仕事方法は若い人には特にお勧めですね。（僕は今の会社では"勤務年数"は若いので（笑）・・・）

Hackerという言葉と出会ったのは2600が最初でした

2600: The Hacker Quarterly

僕がHackerという言葉に出会ったのは、この2600というハッカー本を英語で購入したのが最初でした。

英語は好きだったのですが、内容を理解するのに時間がかかった記憶があります。（結果的には読んだだけで実際にPCで何かしたということはなかったのですが。。。）

ふと思い出してサイトを検索すると当時と変わらぬ”2600”の文字があり、なんだか懐かしくなってしまいました。

しかし、今読むと内容がまったく分かりませんね。。。英語の問題というより技術についていけてない状況です（笑

多忙な時こそ冷静に優先順位をつけて行動する

来週末からゴールデンウィークが始まるからという理由ではないですが、今週と来週は予定がびっちり入っている。。。
クライアントへの提案が多くなっているのでもっとも大きな理由のひとつですが、そんな多忙な時はどうしても目の前の仕事を片付けてしまいがちです。
こんな時こそ、冷静に優先順位をつけてタスクを処理していきたいものです。

さてさて、僕は自分のTo Doをいくつかに分散して管理してます。（本当ならひとつにまとめるのがよいかと思うのですが。）

1. メモ帳
やはり常に携帯できる紙の手帳が便利ですね。メモ帳には直近（1日or2日）で処理すべき内容を書きます。
2. Outlookのリマインダー機能
この日にｘｘさんに連絡する、といった内容は自分宛にリマインダーメールをしておきます。これは意外と重宝してます。
3. Outlookメールフォルダ管理
今すぐに返信しなくてもいいメールについては”ちょっと先のこと”フォルダに入れて、時間がある時に返信するようにしてます。
4. Checkpad
ここには、ｘｘクライアントに定期的に連絡を入れる、などを入れています。

基本的に僕は頭で覚えておくことはしないので、メモ帳は必須アイテムです。優先順位という意味では上記の1.から順に対応していくという感じでしょうか。

と、ここまで書いておきながら、まだ仕事が完了しそうにないのは何か問題があるからでしょうね。。。日々の仕事の仕方にまだまだ改善の余地がありそうです。

音声→テキスト化→メールの組み合わせ

Send email and text hands free with Jott - lifehack.org

このJottというサービス、日本で同様のサービスができないですかね。
サービスを簡単に説明すると、、、

　1.　Jottサービスへ電話する
　2.　用件を録音する
　3.　Jott側で録音内容を音声認識し、テキスト化する
　4.　Jottから指定したメールアドレスへ送信する

僕はたまーにですが、何か思いついたら自分宛にメールをして忘れないようにしてます。（通常はメモ帳を携帯していることが多いので、そこに書きますが。）

このサービスがあれば、簡単なメモなんかも携帯で話をして、後ほど送信されるメールで確認するといった事が可能になりそうです。

まだ米国だけのサービスのようですが、日本での展開を期待したいですね。

http://jott.com/

※4月18日追記：
こちらのサイトでも紹介されてますね。